So gewinnen Führungskräfte verlorene Zeit zurück
Zeit ist knapp. Zeit ist kostbar. Zeit ist Geld. So lauten einige der gängigen Redewendungen, die unseren privaten und beruflichen Alltag prägen.
Wie ich selbst zum Faktor Zeit stehe? Nun, als Pitta-Typ bin ich sehr gut strukturiert. Mein digitaler Kalender und die Listen auf meinem Smartphone helfen mir dabei, mich zu organisieren. Schwierig wird es nur, wenn das Pensum für den zur Verfügung stehenden Zeitraum einfach zu viel wird. Dann blicke ich auf das große Ganze und setze Prioritäten: Was ist gerade am wichtigsten? Was kann ich abgeben oder verschieben? Auf diese Weise gewinne ich Zeit und schaffe mir Raum. Ich selbst habe also keine allzu großen Probleme mit der Zeit – weil ich meine Tools kenne, die mich unterstützen, diese zu lösen.
Zeitmanagement: Prioritäten abstecken und Grenzen setzen
Vielen meiner Kunden geht es aber ganz anders. Sie leiden unter permanentem Zeitdruck.
Das liegt einerseits an ihrer Persönlichkeit, andererseits aber auch daran, dass sie oft nicht genügend Zeit haben, um alles zu bewältigen, was von ihnen erwartet wird: Führungskräfte müssen täglich Entscheidungen treffen, Probleme lösen, Teams führen und motivieren, Strategien entwickeln und umsetzen, und vieles mehr.
Die häufigsten Probleme, die Führungskräfte mit Zeit haben:
- Überlastung
- Unterbrechungen
- fehlende Planung
- fehlende Delegation
- fehlende Zeit für Strategie und Planung
- ständige Erreichbarkeit
Ein Problem, das ich oft beobachte: Mitarbeitende folgen der Gewohnheit, ihr Anliegen bei der Chef*in oder beim Chef zu jeder Zeit abzuladen – meist mit der Frage: „Was sollen wir denn jetzt tun?“. Es hat allerdings wenig mit souveräner Führungskompetenz zu tun, wenn die/der Vorgesetzte jedes Mal bereitwillig die Lösung übernimmt.
Mit meinen Coaching-Kunden erarbeite ich deshalb eine für das Unternehmen passende Kultur, wie mit Fragen, Problemen und Unterbrechungen umgegangen wird, so dass es für beide Seiten stimmig ist. Eine Führungspersönlichkeit muss wissen, wie sie Mitarbeitende bestmöglich unterstützt und anleitet, damit diese Herausforderungenauch selbständig meistern sowie in bestimmten Situationen selbstbewusst und kompetent agieren können. Dadurch fühlen sich Mitarbeitende gestärkt, das gegenseitige Vertrauen im Team wächst und Vorgesetzte werden entlastet.
Strategien & Methoden für effektives Zeitmanagement:
- PRIORITÄTEN setzen: Die wichtigsten Aufgaben identifizieren, eine klare Einteilung in Priorität A, B oder C treffen und weniger Wichtiges auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.
- ZEIT bewusst planen: Zeitpläne mit den Aufgaben und Aktivitäten für den Tag oder die ganze Woche sorgen für Übersicht. Tipp: Realistische Ziele setzen und Pausen einplanen!
- ABLENKUNGEN reduzieren: Die moderne Technologie smart und sinnvoll nutzen! Zeitmanagement-Apps können die Produktivität steigern, das ständige Scrollen durch alle Social-Media-Kanäle kostet hingegen Zeit.
- AUSMISTEN nach dem Pareto-Prinzip: Die sogenannte 80/20-Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern paradoxerweise die meiste Arbeit. Mein Tipp daher: 80 % sind gut genug! Es muss nicht immer alles perfekt sein!
- ABGEBEN heißt delegieren oder zu lernen, andere Menschen um Hilfe und Unterstützung zu bitten.
Zeitmanagement und Ayurveda-Psychologie
Ich arbeite viel mit den Persönlichkeitstypen basierend auf der Ayurveda-Psychologie. Das Verständnis über die drei Doshas Vata, Pitta & Kapha kann auch im Zeitmanagement hilfreich sein. Eine an die individuellen Bedürfnisse angepasste Zeitmanagement-Strategie kann dazu beitragen, dass Führungskräfte produktiver und erfolgreicher sind, während sie gleichzeitig ihre Gesundheit und ihr Wohlbefinden verbessern.
Vata-Typen sind kreativ und flexibel, können aber auch unstrukturiert und unorganisiert sein. Sie sollten sich klare Ziele setzen und diese in kleine, machbare Aufgaben aufteilen. Vata-Typen sollten auch genügend Zeit für Ruhe und Entspannung einplanen, da sie oft unter Stress und Ängsten leiden.
Pitta-Typen sind zielorientiert und strukturiert, neigen aber auch zu übertriebener Arbeitsbelastung. Klare Pausen und Erholungszeiten sind wichtig, um die Energie und Kreativität zu erhalten. Um ihre Zeit sinnvoll zu nutzen, sollten Pitta-Typen darauf achten, sich nicht in unproduktiven Aktivitäten zu verlieren.
Kapha-Typen sind zuverlässig und strukturiert. Am wohlsten fühlen sie sich bei Routinearbeiten. Sie sollten sich klare Ziele setzen und ihre Arbeitsweise variieren, um ihre Motivation zu steigern. Kapha-Typen sollten auch Zeit für körperliche Aktivitäten und Bewegung einplanen, da sie dazu neigen, träge zu sein.
Möchtest du wissen, welchem Persönlichkeitstyp du entsprichst und wie du deine Zeitprobleme nicht nur identifizieren, sondern auch besser und individueller lösenkannst?
Mit meinem Coaching-Programm mit Typentest begleite ich dich Schritt für Schritt auf deinem Weg zur souveränen Führungspersönlichkeit! Wenn du dich angesprochen fühlst, investiere deine Zeit in etwas, das dich wirklich weiterbringt! Ich freue mich auf deine Kontaktaufnahme!
Q&A – Zeit bewusst führen
Warum ist Zeitmanagement für Führungspersönlichkeiten so entscheidend?
Führung verlangt Präsenz – und Präsenz braucht Raum. Wer ständig im operativen Hamsterrad läuft, verliert den Überblick und die Klarheit für strategische Entscheidungen. Ein kluges Zeitmanagement schafft genau diesen Raum: für Fokus, Qualität und souveräne Führung.
Was sind typische Zeitfallen im Führungsalltag?
Permanente Unterbrechungen, unklare Prioritäten, ständige Erreichbarkeit und das Fehlen klarer Delegationsstrukturen zählen zu den größten Zeiträubern. Viele Führungskräfte agieren reaktiv statt vorausschauend – und verlieren so wertvolle Energie.
Wie kann ich meine Prioritäten im Alltag besser stecken?
Indem du regelmäßig innehältst und bewusst reflektierst: Was ist wirklich wichtig – heute, diese Woche, langfristig? Tools wie die Eisenhower-Matrix oder das Pareto-Prinzip helfen, Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden – und konsequent danach zu handeln.
Wie gelingt es, Aufgaben sinnvoll zu delegieren, ohne Kontrolle zu verlieren?
Delegation ist keine Schwäche, sondern Ausdruck von Vertrauen und Führungskompetenz. Wichtig ist: klare Erwartungen formulieren, Zuständigkeiten definieren – und dann loslassen. So stärkst du nicht nur dein Team, sondern entlastest dich selbst nachhaltig.
Welche Rolle spielt Persönlichkeit beim Thema Zeitmanagement?
Eine große! Ob du strukturierst oder chaotisch, eher langsam oder getrieben agierst – dein individueller Konstitutionstyp beeinflusst dein Zeitverhalten. Wer seine inneren Antreiber und Muster kennt, kann sein Zeitmanagement viel gezielter ausrichten.
Was kann ich tun, wenn ich immer wieder über meine Grenzen gehe?
Grenzen setzen ist ein Lernprozess. Beginne mit kleinen, konsequenten Schritten: eine klare Nein-Kommunikation, feste Pausen, Offline-Zeiten. Unterstützend wirken hier Coaching, Achtsamkeit und eine an deine Persönlichkeit angepasste Struktur.
Führungskräfte Coaching Salzburg - Coach Salzburg - Leadership Coach - Female Leadership Coach - Mentorin - Sparring Partner
Ich heiße Ute Zischinsky. Als erfahrene Expertin im Bereich Coaching, Kommunikation und Mitarbeiterführung begleite ich dich auf deinem Weg zur selbstbewussten Führungskraft oder zur/m Unternehmer*in. Mit maßgeschneiderten Präsenz- und Online-Formaten helfe ich dir, dein persönliches Entwicklungspotenzial zu erkennen, Teams souverän zu führen sowie mit Selbstvertrauen und Wertschätzung erfolgreich im Business zu sein.